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    La sistematización de los procesos y la eficiencia operativa


    El reto actual que tienen las organizaciones es muy amplio y no se limita a lo que producen. Hoy en día lograr la eficiencia para poder perdurar en el mercado y seguir con vida, ese es el juego que necesitamos ganar.

    Para muchos emprendedores, las ventas lo son todo. No queremos crear un conflicto ni decir que están equivocados porque es obvio que si no hay ventas, no hay negocio, pero tener esta mentalidad es limitarse. Para que un negocio sea sostenible en el tiempo, necesitamos hablar de la sistematización.

    Para hacer claro el porqué necesitamos hablar de esto, simplemente tenemos que reconocer cosas que todos invariablemente vivimos en nuestros negocios:

    • Somos reactivos ante el mercado.
    • Nuestros días y operaciones son cada vez más largos.
    • No se ve con claridad el crecimiento del negocio.
    • Somos todólogos en la operación.

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    ¿Cómo llegar a la eficiencia operativa?

    Este caos le llega a toda organización. Sin embargo, no tiene por qué quedarse para siempre. Aquí entra la sistematización, que te ayudará a vivir dignamente con tu negocio. Porque te mereces disfrutar de lo que haces y lo que ganas a través de él. 

    Empecemos por lo obvio. Sistematización es un concepto que habla de crear sistemas para establecer un orden, esto con el objetivo de obtener los mejores resultados posibles. Esto no debe de ser complicado. En un negocio, sistematizar no es más que crear procesos y procedimientos para completar tareas. 

    Ojo, sistematizar no es automatizar. Hoy en día, estas ideas se confunden mucho. Un proceso manual puede estar muy bien armado sin automatización. Entonces, para iniciar nuestro camino, debemos de entender lo que es un proceso. Y es tan simple como decir: Tareas que entre sí completen un objetivo. El paso a paso. 

    Pero para que el proceso sea eficiente, hay que registrarlo y documentarlo. Esto para que todos sepan cuál es la tarea y cómo se hace. Y como te darás cuenta, con esto claro, podrás delegar y ser más ágil. Documentar también nos sirve para entender los procesos, los porqués y de esta forma, evitaremos las duplicidades y encontraremos rápido los errores. Eso se traduce en los famosos manuales de operaciones. 

    Cuando arranques con esto, sentirás que tu negocio va a otra velocidad y que podrás enfocarte en algo más estratégico o en lo que realmente tienes experiencia. Así, podrás visualizar hacia dónde necesitas llevar tu negocio.

    Un gran punto a favor de invertir tiempo y esfuerzo en sistematizar es que ya no dependerá de ti tu negocio. No lo tomes a mal. Pero cuando puede operar sin que tú vigiles cada momento, es cuando realmente estarás ganando oportunidades. Tiempo es dinero y si tienes más tiempo, tienes más flexibilidad para proyectos, crecimiento, estrategias y hacer más con tu negocio. 

    Sistematizar te ofrece siempre los mismos resultados, si logras algo de calidad, lo podrás esperar en cada itinerancia. Con esto, puedes aumentar a tu equipo, tu producción y simplemente, seguir madurando tu negocio.

    Entonces, ¿por dónde se empieza? No existe una receta única pero te podemos dar las siguientes recomendaciones:

     

    Divide tu negocio por áreas.

    Crea un organigrama dónde se identifiquen las áreas y subáreas que operan tu negocio. La identificación de todas las partes es clave.

    Identifica los procesos básicos de cada una de ellas.

    Enfócate en los procesos que den la mayoría de los resultados. Aquellos que no se hagan constantemente o que sean una sola vez, déjalos para después. Tal vez te va a tomar días o semanas, ese proceso es clave. No te quiebres la cabeza tratando de resolverlo en una sentada.

    Documenta estos procesos.

    Crea plantillas que muestren todo lo que interviene en el proceso, así podrá funcionar sin ti. Busca los objetivos, qué detona las acciones, paso a paso de las tareas, responsables, flujo de las tareas, tiempos y recursos necesarios.

    Ponlos a prueba y delega responsabilidades.

    Ejecuta cada proceso siguiendo las plantillas. Así descubrirás si faltan o sobran tareas, recursos o tiempos. Esto es fundamental para que todo opere con facilidad y eficiencia. 

    Con esto hecho, podrás analizar y mejorar constantemente. Seguro encontrarás duplicidades, problemas, áreas de mejora, errores, cuellos de botellas. Todo eso te ayudará a mejorar y crear procesos infalibles o con alto nivel de eficiencia operativa y calidad. 

    Todo esto te llevará al famoso “siguiente nivel”. Todo negocio se puede escalar cuando está sistematizado. Crea una estructura y no tengas miedo de borrar y comenzar de nuevo. Toda esta inversión de tiempo y esfuerzo lo vale.

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